A. PENYIAPAN BUKTI TRANSAKSI
Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan untuk menyiapkan bukti transaksi:
1. Formulir bukti transaksi
2. Alat tulis (kertas, pensil, bolpoint, penghapus, penggaris)
3. Mesin tulis (ketik) manual atau elektronik
4. Alat hitung seperti mesin hitung manual atau elektronik
Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan untuk menyiapkan bukti transaksi:
1. Formulir bukti transaksi
2. Alat tulis (kertas, pensil, bolpoint, penghapus, penggaris)
3. Mesin tulis (ketik) manual atau elektronik
4. Alat hitung seperti mesin hitung manual atau elektronik
B. ANALISIS BUKTI TRANSAKSI
1. Karakteristik keabsahan transaksi
Karakteristik atau cirri-ciri keabsahan bukti transaksi adalah memenuhi
a. Keabsahan formil, dalam arti transaksi dilakukan melalui prosedur formal yang ditunjukkan dalam bukti transaksi dengan tanda tangan pihak-pihak yang terkait dan mempunyai kewenangan untuk melakukan transaksi yang bersangkutan.
b. Keabsahan materiil, dalam arti perhitungan nilai uang yang terkait dengan transaksi yang bersangkutan dilakukan dengan benar sehingga menghasilkan jumlah uang yang seharusnya.
2. Kegiatan analisis bukti transaksi
a. Bukti transaksi suatu perusahaan dibedakan menjadi 2:
· Bukti intern: bukti transaksi yang dibuat dan dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga yang dijadikan sumber dan dokumen pencatatan oleh perusahaan biasanya lembar kedua (copy), sementara yang asli diserahkan kepada pihak luar yang terkait.
· Bukti ekstern: bukti transaksi yang diterima perusahaan dari pihak luar yang membuat dan mengeluarkan bukti transaksi yang bersangkutan.
b. Analisis bukti transaksi meliputi kegiatan:
· Identifikasi (penentuan) keabsahan fisik bukti transaksi
· Identifikasi transaksi (transaksi apa) dan meneliti apakah transaksi sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan atau tidak.
· Menentukan kebenaran penghitungan nilai uang.
· Menentukan kaun-akun buku besar dan jumlah rupiah yang harus di debet dan di kredit sebagai akibat terjadinya transaksi.
1. Karakteristik keabsahan transaksi
Karakteristik atau cirri-ciri keabsahan bukti transaksi adalah memenuhi
a. Keabsahan formil, dalam arti transaksi dilakukan melalui prosedur formal yang ditunjukkan dalam bukti transaksi dengan tanda tangan pihak-pihak yang terkait dan mempunyai kewenangan untuk melakukan transaksi yang bersangkutan.
b. Keabsahan materiil, dalam arti perhitungan nilai uang yang terkait dengan transaksi yang bersangkutan dilakukan dengan benar sehingga menghasilkan jumlah uang yang seharusnya.
2. Kegiatan analisis bukti transaksi
a. Bukti transaksi suatu perusahaan dibedakan menjadi 2:
· Bukti intern: bukti transaksi yang dibuat dan dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga yang dijadikan sumber dan dokumen pencatatan oleh perusahaan biasanya lembar kedua (copy), sementara yang asli diserahkan kepada pihak luar yang terkait.
· Bukti ekstern: bukti transaksi yang diterima perusahaan dari pihak luar yang membuat dan mengeluarkan bukti transaksi yang bersangkutan.
b. Analisis bukti transaksi meliputi kegiatan:
· Identifikasi (penentuan) keabsahan fisik bukti transaksi
· Identifikasi transaksi (transaksi apa) dan meneliti apakah transaksi sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan atau tidak.
· Menentukan kebenaran penghitungan nilai uang.
· Menentukan kaun-akun buku besar dan jumlah rupiah yang harus di debet dan di kredit sebagai akibat terjadinya transaksi.
C. PENYIMPANAN BUKTI TRANSAKSI
Pada jurnal dan buku besar, transaksi yang sudah dicatat diarsipkan dengan pengelompokan sebagai berikut:
Pada jurnal dan buku besar, transaksi yang sudah dicatat diarsipkan dengan pengelompokan sebagai berikut:
1. Kelompok dokumen penjualan kredit, untuk arsip faktur penjualan.
2. Kelompok dokumen pembelian kredit, untuk arsip faktur faktur pembelian.
3. Kelompok dokumen penerimaan kas, untuk arsip bukti transaksi penerimaan uang (kas).
4. Kelompok dokumen pengeluaran kas, untuk arsip bukti transaksi pengeluaran kas.
5. Kelompok dokumen memorial, untuk arsip bukti transaksi lainnya (transaksi intern).
2. Kelompok dokumen pembelian kredit, untuk arsip faktur faktur pembelian.
3. Kelompok dokumen penerimaan kas, untuk arsip bukti transaksi penerimaan uang (kas).
4. Kelompok dokumen pengeluaran kas, untuk arsip bukti transaksi pengeluaran kas.
5. Kelompok dokumen memorial, untuk arsip bukti transaksi lainnya (transaksi intern).
II. PENGELOLAAN BUKU JURNAL
A. PERSIAPAN PENGELOLAAN BUKU JURNAL
1. Peralatan yang diperlukan dalam pengelolaan buku jurnal
a. Bukti transaksi yang telah dinyatakan abash
b. Buku jurnal baik jurnal umum maupun jurnal khusus
c. Alat tulis kantor (kertas, pensil, bolpoin, penghapus, penggaris)
d. Alat hitung baik manual maupun elektronik
e. Formulir laporan
A. PERSIAPAN PENGELOLAAN BUKU JURNAL
1. Peralatan yang diperlukan dalam pengelolaan buku jurnal
a. Bukti transaksi yang telah dinyatakan abash
b. Buku jurnal baik jurnal umum maupun jurnal khusus
c. Alat tulis kantor (kertas, pensil, bolpoin, penghapus, penggaris)
d. Alat hitung baik manual maupun elektronik
e. Formulir laporan
2. Identifikasi data transaksi
Data yang harus ada untuk kepentingan akuntansi meliputi:
a. Nama debitor kepada siapa barang dijual
b. Jenis, tipe barang yang dijual
c. Kuantum (banyaknya) satuan barang yang dijual
d. Harga satuan barang yang dijual
e. Jumlah rupiah harga barang, PPN dan jumlah rupiah terhutang
a. Nama debitor kepada siapa barang dijual
b. Jenis, tipe barang yang dijual
c. Kuantum (banyaknya) satuan barang yang dijual
d. Harga satuan barang yang dijual
e. Jumlah rupiah harga barang, PPN dan jumlah rupiah terhutang
B. PENCATATAN TRANSAKSI DALAM BUKU JURNAL UMUM
1. Transaksi perusahaan
· Transaksi-transaksi yang umumnya terjadi dalam suatu perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Penerimaan setoran modal dari penanam modal (pemilik).
b. Pembelian peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam pelaksanaan aktivitas usaha perusahaan.
c. Penjualan barang atau jasa.
d. Penerimaan tagihan (piutang) dari debitor.
e. Pembayaran hutang kepada kreditor.
f. Pembayaran beban-beban
· Transaksi-transaksi yang umumnya terjadi dalam suatu perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Penerimaan setoran modal dari penanam modal (pemilik).
b. Pembelian peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam pelaksanaan aktivitas usaha perusahaan.
c. Penjualan barang atau jasa.
d. Penerimaan tagihan (piutang) dari debitor.
e. Pembayaran hutang kepada kreditor.
f. Pembayaran beban-beban
· Transaksi yang menyangkut pihak ekstern perusahaan disebut transaksi ekstern. Sementara trnsaksi dalam bentuk keadaan yang timbul dalam perusahaan dan harus dicatat sehubungan dengan penerapan konsep (azas) akuntansi yang lazim disebut transaksi intern. 2. Pencatatan transaksi dalam buku jurnal
· Bentuk standar buku jurnal yang digunakan
:Tanggal Nomor
Bukti Akun Ref DEBET KREDIT akun yang terkait dengan cara mendebet atau mengkredit akun yang bersangkutan.
· Akun-akun yang digunakan dalam perusahaan dapat dikelompokkan dalam lima kelompok yaitu: aktiva, kewajiban, ekuitas, penghasilan, dan beban.
· Posisi akun-akun aktiva dalam neraca adalah debet.
· Posisi akun-akun kewajiban dan ekuitas dalam neraca adalah di sisi kredit.
· Sifat akun-akun penghasilan dan beban berhubungan denganpengaruhnya terhadap ekuitas. Akun ekuitas di debet jika terjadi pengurangan dan di kredit jika terjadi penambahan. Terjadinya penghasilan dicatat di sisi kredit akun penghasilan.
Bukti Akun Ref DEBET KREDIT akun yang terkait dengan cara mendebet atau mengkredit akun yang bersangkutan.
· Akun-akun yang digunakan dalam perusahaan dapat dikelompokkan dalam lima kelompok yaitu: aktiva, kewajiban, ekuitas, penghasilan, dan beban.
· Posisi akun-akun aktiva dalam neraca adalah debet.
· Posisi akun-akun kewajiban dan ekuitas dalam neraca adalah di sisi kredit.
· Sifat akun-akun penghasilan dan beban berhubungan denganpengaruhnya terhadap ekuitas. Akun ekuitas di debet jika terjadi pengurangan dan di kredit jika terjadi penambahan. Terjadinya penghasilan dicatat di sisi kredit akun penghasilan.
· Pengaruh transaksi terjadinya beban mengakibatkan terjadinya pengurangan terhadap ekuitas. Terjadinya beban dicatat debet akun beban.
3. Rekapitulasi jurnal umum
· Posting data jurnal umum bias dilakukan tiap pos jurnalpada tanggal terjadi transaksi, bisa juga secara periodik misalnya tiap hari kerja, tiap akhir minggu atau tiap akhir bulan. Secara periodik, data jurnal untuk suatu periode tertentu dibuat lebih dahulu ikhtisar (rekapitulasi).
· Posting data jurnal umum bias dilakukan tiap pos jurnalpada tanggal terjadi transaksi, bisa juga secara periodik misalnya tiap hari kerja, tiap akhir minggu atau tiap akhir bulan. Secara periodik, data jurnal untuk suatu periode tertentu dibuat lebih dahulu ikhtisar (rekapitulasi).
Dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Yaitu dengan memakai
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d. Sistem Geografis / Wilayah
e. Sistem Tanggal (Chronologis)
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d. Sistem Geografis / Wilayah
e. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.
Ada 5 macam sistem pengarsipan.A. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan. Adapun kata tangkap dapat berupa :
- Nama orang
- Nama perusahaan / organisasi
- Nama tempat / daerah
- Nama benda / barang
- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)
Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat. Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit. Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip. Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan. Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai. Ada dua macam petunjuk silang.
a. Petunjuk silang langsung : Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.
b. Petunjuk silang tak langsung : Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.
Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :
- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
- Menetapkan caption atau judul surat
- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
- Membuat petunjuk silang
- Memberi kode surat
- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
- Menyusun menurut susunan abjad.
- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah
- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.
- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.
B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.
1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.
2. Perlengkapan menyimpan surat
- Filling Cabinet
- Guide
- Folder
- Kartu kendali
3. Pemberian kode surat
4. Penyimpanan surat, dengan cara
- Membaca surat untuk mengetahui isi surat
- Memberi kode surat
- Mencatat surat dalam kartu kendali
5. Menyimpan kartu kendali.
C. Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ada 4 macam
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.
Yang diperlukan dalam sistem ini adalah
a. Perlengkapan yang diperlukan adalah
- Filling cabinet
- Guide
- Folder
b. Daftar klasifikasi nomor
c. Kartu kendali
Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.
Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu
- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor
- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama
- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.
Guna daftar klasifikasi adalah
- Sebagai pedoman pemberian kode surat
- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat
Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet
- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan
Cara penyimpanan surat
- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya
- Memberi kode surat
- Mencatat surat kedalam kartu kendali
- Mencatat surat pada kartu indeks
- Menyimpan surat
- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan
- Menyimpan kartu kendali
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah
- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)
- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut
a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide
b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder
- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
3. Sistem Nomor Middle Digit
Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.
Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)
Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan
3 angka.
Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.
D. Sistem Geografis / Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.
- Penyimpanan surat melalui prosedur
a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.
- Penyimpanan surat melalui prosedur
a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali
- Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.
E. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).
Yang diperlukan untuk sistem ini adalah
- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.
- Pembagian sistem tanggal
a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)
- Susunan guide dan folder dalam filling cabinet
a. Laci menggambarkan tahun
b. Guide menggambarkan bulan
c. Folder menggambarkan tanggal
- Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat
a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b. Mencatat surat pada kartu kendali
c. Menyimpan surat.
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).
Yang diperlukan untuk sistem ini adalah
- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.
- Pembagian sistem tanggal
a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)
- Susunan guide dan folder dalam filling cabinet
a. Laci menggambarkan tahun
b. Guide menggambarkan bulan
c. Folder menggambarkan tanggal
- Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat
a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b. Mencatat surat pada kartu kendali
c. Menyimpan surat.
Patut diketahui bahwa ada sebagian dokumen keuangan yang perlu disimpan sepanjang waktu. Sementara sisanya sebagian besar dapat disimpan selama kurun waktu 3 tahun atau kurang. Berikut adalah panduan singkat mengenai lama penyimpanan dokumen keuangan agar Anda tidak terjebak kesulitan di kemudian hari tanpa harus menyesaki ruang penyimpanan dengan kertas-kertas yang tak berguna.
Dapat dihancurkan
Kecuali bukti itu mencantumkan pengeluaran yang dapat dikurangi, banyak dokumen dan tanda terima yang dapat dihancurkan setiap bulan atau tahun. Dokumen jenis ini misalnya tanda terima uang di ATM, slip deposito setelah diselesaikan dengan pihak bank, laporan bank bulanan dan tahunan setelah laporan akhir tahun diterima.
Untuk disimpan selama 3 tahun
Dokumen yang berhubungan dengan pengembalian pajak perlu disimpan lebih lama, setidaknya 3 tahun. Misalnya, bukti pembelian dan pengeluaran yang dapat dikurangkan seperti tanda terima, tagihan, cek, yang dibatalkan, daftar pencatatan jarak mobil kantor, sumbangan ke badan amal dan sebagainya.
Untuk disimpan dalam jangka panjang
Dokumen yang perlu disimpan baik-baik selama usaha masih berjalan ialah yang masih relevan dengan operasional bisnis dan aset bisnis yang perlu disimpan dalam jangka waktu yang tidak dapat ditentukan.(*AP)
PEMROSESAN TRANSAKSI
1. I. PEMROSESAN TRANSAKSI
Salah satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini dicapai melalui : (1) pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern maupun intern, dan (2) menyiapkan keluaran-keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan.
Bagan Siklus Akuntansi
- Kerangka Pemrosesan Transaksi
1. A. Jaringan Kerja Keseluruhan Perusahaan
Pemrosesan transaksi terjadi selaras dengan operasi perusahaan. Perangkat gabungan sistem-sistem pemrosesan transaksi serupa dengan jaringan kerja yang kompleks dari operasi-operasi fisik, proses kertas kerja dan arus data/informasi yang saling bergantung.
1. B. Sistem Informasi Fungsional
Sistem operasional dan organisasi perusahaan pada umumnya dibagi berdasarkan fungsi. Untuk memungkinkan pengendalian yang efektif dan efisien atas operasi dan koordinasi kegiatan-kegiatan manajerial. Sistem informasinya haruslah dibagi menurut fungsi-fungsi yang sama. Macam-macam subsistem informasi fungsional pada tiap-tiap industri berbeda-beda. Bahkan antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya dalam industri yang sama juga berbeda. Setiap subsistem informasi fungsional berkaitan erat dengan penyediaan pengendalian yang ketat terhadap satu atau beberapa sistem pemrosesan transaksi. Hal yang sama pentingnya adalah hubungan yang ada pada setiap subsistem informasi fungsional diantara tingkat operasional dan tingkat manajerial. Subsistem informasi fungsional membantu arus informasi transaksi kepada manajer-manajer fungsional.
- Komponen-Komponen Pemrosesan Transaksi
Pemrosesan transaksi terjadi dalam suatu proses. Proses ini yang dikenal sebagai siklus akunting. Siklus akunting membutuhkan beragam komponen pembangun. Komponen-komponen ini meliputi dokumen sumber, jurnal dan register, lejer dan arsip (file) laporan dan keluaran-keluaran lain, bagan rekening dan kode-kode lain, rangkaian audit, metode dan alat-alat pemrosesan, serta pengendalian.
1. A. Dokumen Sumber
Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakan catatan-catatan tertulis dokumen sumber berfungsi :
1. Memicu meng-otorisasi operasi fisik
Sebagai contoh surat pesanan penjualan meng-otorisasi pengiriman barang dan gangguan kepada pelanggan.
1. Memantau arus fisik
Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakan barang pesanan dari gudang ke tempat pengiriman.
1. Mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang diambil
Misalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihan ini sudah diperiksa kebenarannya.
1. Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis data
Sebagai contoh kopi faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldo dalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.
1. Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaran
Misalnya data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkan faktur penjualan dan ikhtiar penjualan.
1. B. Jurnal dan Register
Jurnal dan register merupakan catatan akunting yang memuat data dalam urutan kronologis. Jurnal merupakan catatan akunting formal awal dalam sistem manual. Mengikhtiarkan data transaksi dalam satu keuangan. Register berfungsi sebagai pengganti jurnal atau catatan kronologis atau buku harian untuk data atau peristiwa yang tidak bersifat keuangan.
1. C. Buku Besar dan Arsip
Buku besar (ledger) mengikhtiarkan status perkiraan dalam satuan keuangan. Nilai transaksi yang muncul dalam jurnal dipindahkan atau diposkan ke pos perkiraan yang sesuai. Melalui proses posting ini status setiap perkiraan yang terpengaruh dimutakhirkan dengan menaikkan atau menurunkan saldo perkiraan sebesar nilai transaksi. Jadi, jika jurnal menekankan pada kegiatan transaksi, buku besar menekankan pada status perkiraan.
1. D. Laporan dan Dokumen
Berbagai laporan umumnya dihasilkan dari pemrosesan transaksi. Salah satu jenis keluaran laporan dikenal sebagai laporan keuangan. Sejumlah besar dokumen operasional juga dihasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi. Beberapa dari dokumen ini dihasilkan untuk memicu tindakan. Dokumen lain dihasilkan untuk mencatat tindakan-tindakan yang telah diselesaikan. Dokumen operasional tertentu yang disiapkan oleh sistem pemrosesan transaksi perusahaan menjadi masukan dokumen sumber untuk pemrosesan lebih lanjut.
1. E. Bagian Perkiraan dan Kode Lainnya
Transaksi akunting harus diklasifikasikan dan dikodekan sebelum diposkan ke dalam buku besar. Bagan perkiraan merupakan daftar berkode dari perkiraan-perkiraan yang termuat dalam buku besar umum perusahaan. Pada dasarnya, ini merupakan struktur data keuangan perusahaan. Bagan perkiraan ini bukan saja memungkinkan pengklasifikasian dan pengkodean data transaksi melainkan juga menyediakan elemen-elemen data rinci untuk menyusun dan menyajikan informasi dalam laporan keuangan.
1. F. Rangkaian Audit
Rangkaian audit adalah seperangkat mata rantai yang dibentuk oleh elemen-elemen pemrosesan transaksi pokok. Rangkaian audit merupakan alat untuk melakukan penelusuran dari dokumen-dokumen sumber melalui jurnal dan buku besar sampai ke total ikhtisar dalam laporan keuangan atau keluaran keuangan lainnya, dan sebaliknya. Disamping membantu audit sistem pemrosesan transaksi. Rangkaian audit memungkinkan :
(1) Koreksi kesalahan yang terdeteksi
(2) Menjawab pertanyaan
(3) Rekonstruksi arsip
1. G. Tindakan Pengendalian dan Pengamanan
Pemrosesan transaksi yang baik menuntut adanya berbagai tindakan pengendalian dan pengamanan. Contoh pengendalian yang telah dijelaskan meliputi bagan perkiraan, perkiraan pengendali, rangkaian audit, dan metode pemrosesan sekali tulis. Pengendalian seperti itu harus didukung dengan dokumentasi yang memadai, meliputi : (1) manual prosedur, dan (2) uraian tanggung jawab yang dibebankan kepada mereka yang terlibat dalam pemrosesan transaksi.
- Arus Transaksi Melalui Siklus Akunting
Tiap-tiap sistem pemrosesan transaksi menggabungkan komponen-komponen yang telah disinggung sebelumnya ketika transaksi menjalani keseluruhan siklus akunting. Pada bagian ini kita menelusuri arus penjualan, penerimaan tunai, pembelian, pengeluaran tunai, dan transaksi pembayaran gaji.
1. A. Transaksi Penjualan
Untuk kepentingan siklus akunting, arus dimulai dengan dokumen sumber yang dikenal sebagai faktur penjualan. Data dari tiap-tiap faktur penjualan : (1) dimasukkan ke dalam jurnal penjualan, dan (2) diposkan sebagai debet ke perkiraan pelanggan dalam buku besar pembantu piutang.
1. B. Transaksi Penerimaan Tunai
Cek yang diterima dari pelanggan merupakan dokumen sumber yang mengawali pencatatan sebagian besar transaksi penerimaan tunai. Tetapi, karena cek sebenarnya adalah uang tunai, ia tidak boleh digunakan dalam pemrosesan. Sebagai gantinya, dokumen yang dinamakan tanda bukti penerimaan disiapkan. Nilai yang terlihat dalam bukti penerimaan kemudian : (1) dimasukkan ke dalam jurnal penerimaan tunai, dan (2) diposkan sebagai kredit ke catatan pelanggan pada buku besar pembantu piutang usaha.
1. C. Transaksi Pembelian
Jika terjadi transaksi pembelian, dapat dilakukan salah dari tindakan berikut, yakni : (1) tagihan digunakan sebagai sumber langsung jumlah yang dimasukkan ke dalam jurnal pembelian atau register tagihan, (2) tagihan terlebih dahulu dipindahkan ke voucher pengeluaran, dan dari sini nilai kewajiban tersebut dimasukkan ke dalam register voucher.
1. D. Transaksi Pengeluaran Tunai (Kas)
1. E. Transaksi Pembayaran Gaji
1. F. Transaksi Akunting Lainnya
Komponen pemrosesan transaksi : Seperti layaknya suatu sistem, komponen pemrosesan terdiri dari Input, Proses, Penyimpanan, Output. Input : Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya. Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.
Tujuan dari formulir :
1. Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
2. Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan formulir biasa disebut sebagai Record Management. Pertimbangan dalam merancang formulir :
1. Menentukan kebutuhan formulir.
2. Merencanakan formulir yang akan dibuat.
3. Menentukan kuantitas kebutuhan formulir.
4. Mengawasi penggunaan formulir.
5. Menentukan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan.
6. Menentukan alat untuk meyortir dan menyimpan formulir.
Jenis jurnal : Jika perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan jurnal umum, tapi jika perusahaan mulai membesar dan aktivitas perusahaan bertambah, tidak dapat lagi digunakan jurnal umum, harus digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas.
Langkah Perancangan Jurnal
1. Identifikasi karakteristik transaksi.
2. Buat jurnal standar.
3. Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar.
4. Penyimpanan
Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING” Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi. Macam-Macam File penyimpanan :
1. Master File : Merupakan kumpulan catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu disesuiakan dengan keadaan. Dalam operasi manual master file setara dengan Buku Besar dan Buku Besar Pembantu.
2. File Transaksi : kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date master file. Dalam operasi manual file transaksi ini sama dengan Jurnal.
3. File Indeks : Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan suatu master file. C/ : file pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit, dll), digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file).
4. File Tabel : Suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens dalam memproses suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap yang digunakan dalam perhitungan-perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk menyusun daftar gaji, file tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak penghasilan karyawan.
Keluaran : Terdapat berbagai macam jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb. Metode pemrosesan Transaksi
1. 1. Batch Processing (Pemrosesan Kelompok)
2. 2. On-Line Processing (Pemrosesan Langsung)
Contoh Kode Blok :
kelompok
100 – 199 Aktiva
200 – 149 Utang
250 – 299 Modal
300 – 399 Pendapatan
400 – 899 Biaya Usaha
900 – 999 Penghasilan & Rugi Di luar Usaha.
Setiap kelompok akan dipecah lagi menjadi golongan :
100 – 149 Aktiva Lancar
150 – 159 investasi jangka Panjang
160 – 179 Aktiva Tetap Berwujud
180 – 189 Aktiva Tetap Tidak Berwujud
Setiap Golongan dipecah lagi menjadi Sub Golongan :
100 – 109 Kas & Bank
110 – 119 Piutang
120 – 139 Persediaan Barang
Setiap Sub Golongan dirinci menjadi jenis rekening :
100 Kas
101 Kas Kecil
102 Bank BDN
103 Bank BNI
Contoh Kode kelompok
1 Aktiva
1.1 Aktiva Lancar
1.1.1 Kas & Bank
1.1.1.1 Kas
1.1.1.2 Kas Kecil
1.1.1.3 Bank BDN
1.1.1.4 Bank BNI
1.1.1.11 Bank BCA
Contoh Kode Desimal
Hampir sama dengan kelompok tapi tidak ada kode kelompok yang lebih dari satu digit, misalnya 1.1.1.11 tidak bisa dipakai dalam kode desimal.
